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自2013年國家頒布《電子招標投標辦法》以來，國家對電子招投標的推進力度不斷加大，尤其是2015年7月，“按照市場化、專業化方向大力發展電子招投標”寫進國家“互聯網＋”重點行動計劃，2017年3月發布的國家《“互聯網+”招標采購行動方案（2017-2019年）》等一系列政策，把電子招投標的建設和應用推向高潮，無論是國家強制招標領域還是企業自愿招標領域，越來越多的市場主體深入應用電子招投標。電子招投標給招標帶來了深刻的變化，改變了一些傳統的操作方式，大量的交易活動由當面轉為網上，由紙質轉為電子，但很多人一直困擾的是全流程電子化之后，文件歸檔如何處理？電子文件與紙質文件具有相同的法律效力嗎？如果是，那么還必須要紙質文檔嗎？如果不必須，那應該如何實現電子歸檔呢？
一、電子文件與紙質文件是否具有相同的法律效力
長期以來，在民事活動中都習慣于“白紙黑字”的形式。在電子招投標活動中，市場主體仍然對電子方式有所懷疑，電子文件真的能夠替代紙質文件嗎，發生糾紛時真的具有法律效力嗎？答案是肯定的。
《電子簽名法》的第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力”。電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：
電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；
簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現；
簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。
對于電子招投標活動中由電子簽名（章）所簽署的投標文件、評標報告等等，只要其電子簽名能夠滿足法律規定能被視為可靠的相應條件，就能夠與手寫簽名或蓋章產生同等法律約束力。
此外，《電子招投標辦法》第二條中規定，“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力”，《民事訴訟法》第六十三條規定：證據包括電子數據。也就是說，招標投標活動的法律效力并不受其表現形式的影響，數據電文形成的電子文件在訴訟時可以作為證據使用。
二、電子招投標是否還必須要紙質歸檔
在《電子招標投標辦法》中，對于電子招標投標活動給出了明確界定，電子招標投標的重要特點之一就是以數據電文形式來完成招投標交易。好處之一就是，能很大程度上將交易參與各方從繁重的紙質文件中解放出來，在線即可完成招、投、開、評、定等全流程招投標交易，電子化的形式既有利于文件的編制，又有利于撤回、修改和遞交（傳輸）。
《電子招投標辦法》第六十二條規定，電子招標投標某些環節需要同時使用紙質文件的，應當在招標文件中明確約定；當紙質文件與數據電文不一致時，除招標文件特別約定外，以數據電文為準。這就意味著在電子招標投標交易過程中，紙質文件并不是必須的。
對于政府采購項目來說，《政府采購法實施條例》第四十六條特別指出，“采購文件可以用電子檔案保存”。其中采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。
但對于工程建設項目招投標項目而言，在住建部發布的《建設工程文件歸檔規范》（GB/T503282014）4.2.13中規定，“歸檔的建設工程電子文件的內容必須與其紙質檔案一致”，即勘察、設計、施工、監理的招投標資料仍然需要紙質檔案。這與國家檔案局在《關于加強企業信息化建設的意見》（檔函[2005]81號）中，“對于保管期限為永久和長期的電子檔案，應當同時保存相應的紙質檔案并確保兩者的一致性”的要求是統一的。
除工程建設項目之外的招投標資料，即企業自愿招標是否必須要紙質歸檔？國家檔案局發布的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）第十三條規定，“企業對于無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限”，確認了沒有紙質文件時可以電子文件歸檔。
三、電子文件該如何歸檔
雖然電子招投標能夠做到全流程的電子化，使得交易過程中無需再有紙質文件的出現，但很多招標人和招標代理機構仍然困惑于電子招投標結束后數據電文應如何存檔。對于這個問題，《電子招投標辦法》中僅規定招標投標活動中的數據電文應當進行電子存檔，但并未指明具體保存期限與歸檔方式。
在保存期限上，對于政府采購項目，《政府采購法》中明確規定采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。對于企業招投標項目，在《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中對于建設項目的招投標文件材料所規定的保管期限為永久。而對于其他招投標項目，重要物資的招投標文件材料應保存30年，一般物資的招投標文件材料應保存10年。
在歸檔方式上，一般分為兩種：物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指將應歸檔的電子文件下載到脫機載體上，向相關方移交的過程。邏輯歸檔，是指通過計算機網絡，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現將電子文件的管理權限向相關方移交的過程。
此外，關于電子文件歸檔的數據類型、存儲介質、存儲環境、抽樣檢驗、轉存、刪除和銷毀等，在許多地區的規范性文件中有更加具體且嚴格的要求。招標人或招標代理機構可以根據項目性質確定適用范圍，再根據其法律效力以及企業的實際情況來確立合法合規且符合企業需求的電子招投標文件歸檔辦法。
作者：呂冰瑤
